1. Respondendo a um e-mail após um pequeno atraso
Você não conseguiu encontrar tempo para responder até agora ou não conseguiu enviar o e-mail antes. De qualquer forma, você sente muito e quer que a pessoa que entrou em contato saiba que você não ignorou o e-mail dela.
A resposta errada: "Desculpe pela demora"
Tal resposta enfatiza seu atraso e pode fazer com que a pessoa do outro lado o veja de forma negativa e julgue suas habilidades de gerenciamento de tempo. Usar a palavra “atraso” destaca o que você realmente deseja evitar e faz o leitor pensar sobre isso. Embora você possa sentir necessidade de se desculpar, e o pedido de desculpas possa ser sincero, essa resposta pode transmitir falta de profissionalismo.
A resposta certa: "Obrigado pela sua paciência"
Tal resposta enfatiza a compreensão e a paciência da outra pessoa, tornando-a imediatamente positiva. Você mostra que está ciente do transtorno que causou, mas expressa gratidão pela flexibilidade da pessoa que teve que esperar. Isso fortalece o seu relacionamento e incentiva a cooperação futura sem sentimentos negativos. Mostra que você é profissional e respeita o tempo da outra pessoa.
2.Respondendo a uma solicitação para agendar uma reunião/chamada
Por um lado, você quer mostrar que sua agenda é importante para você, mas por outro, você não quer impor um horário que não combina com a outra pessoa - então, como você deve responder?
A resposta errada: "Quando for melhor para você"
Esta frase transfere a responsabilidade de definir um horário para a outra pessoa, que provavelmente já lhe pediu para definir uma data e hora. Isso não apenas sugere que você não é proativo como também diminui seu status, e o tempo definido pode acabar não sendo adequado para você, deixando-o com um problema.
A resposta certa: "Que tal..."
Essa abordagem não exige que a outra pessoa estabeleça um horário, apenas coopere, considerando sua agenda e o que funciona primeiro para você. Mostra que você é assertivo e ao mesmo tempo respeita o tempo da outra pessoa.
3. Respondendo a um e-mail de agradecimento
Na maioria dos casos, um breve e-mail com a palavra “obrigado” é o fim da conversa, mas não precisa ser assim se você deseja incentivar bons relacionamentos e futuras colaborações com o remetente. Existe uma boa maneira de fazer isso e uma maneira menos recomendada.
A resposta errada: "Sem problemas"
Na vida cotidiana, não há nada de errado com essa resposta, mas no ambiente profissional ela diminui o valor dos esforços que você fez para concluir a tarefa. Faz com que a ação que você realizou pareça trivial ou algo que nem precisava ser agradecido em primeiro lugar.
A resposta certa: "Que bom que pude ser útil"
Uma frase pequena e simples como esta, ou qualquer resposta com espírito semelhante, pode enfatizar sua atitude positiva e o apoio que você oferece no relacionamento profissional. Mostra que você está sempre presente e pronto para ajudar, o que incentivará futuras colaborações e mostrará que você é um colega confiável.
4. Respondendo a uma sugestão para tomar medidas
O remetente presumiu que você deveria agir de uma determinada maneira da qual você discorda, ou perguntou como você pretende agir - como você deveria responder em tal situação e dizer: "Eu sei o que estou fazendo" da melhor maneira, sem causar resistência?
A resposta errada: "Acho que talvez devêssemos..."
Palavras como “eu acho” ou “talvez” podem diminuir a autoridade que você tem e mostrar que lhe falta confiança, além de transmitir hesitação e incerteza. Mostra que você não tem 100% de certeza do que está dizendo, o que pode levar a outra pessoa a questionar seu conhecimento, experiência e nível de profissionalismo.
A resposta certa: "Seria melhor se..."
Esta frase mostra que você é assertivo e muito direto, vindo de alguém que confia em si mesmo e em suas habilidades. Mostra que você considerou diversas opções e tomou uma decisão baseada em sua experiência e conhecimento, com muita autoconfiança que só lhe trará respeito e valorização da outra pessoa.
5. Respondendo a uma longa sequência de e-mails
Às vezes, os e-mails abrangem um grande número de mensagens e uma conversa pode atingir dezenas de mensagens enviadas, às vezes durante vários dias. O que você faz quando vê isso acontecendo?
A resposta errada: Continuar com outras 40 mensagens
Isso não é apenas ineficiente, mas também desperdiça muito do seu valioso tempo desnecessariamente. Se a sua conversa não for concluída em um número de mensagens que você possa contar com as duas mãos, pode haver um problema de comunicação que precisa ser tratado de forma diferente.
A resposta certa: "Seria mais fácil falar ao telefone/numa reunião"
Sugerir um telefonema ou uma reunião não deve estressá-lo, muito pelo contrário. Mostra à outra pessoa que o tema que você está discutindo é complexo e precisa ser abordado de forma eficiente, sem atrasos desnecessários. A reunião ou ligação permitirá que você se explique muito melhor, resolva quaisquer problemas na hora, economize tempo e mostre o quão profissional você realmente é.
6. Respondendo para garantir que a mensagem foi compreendida
Talvez você tenha explicado um tópico muito complexo em um e-mail e queira ter certeza de que a pessoa do outro lado entendeu você corretamente - como fazer isso da maneira certa?
A resposta errada: "Espero ter conseguido me explicar"
Tal frase mostra falta de confiança na explicação que você deu, o que já pode fazer com que a pessoa do outro lado duvide do seu nível de compreensão. Além disso, diminui o seu valor como profissional especialista no assunto, pois se você é um especialista, deve saber explicá-lo de forma clara e compreensível.
A resposta certa: "Entre em contato comigo se surgir alguma dúvida"
Esta resposta mantém a porta aberta para esclarecimentos adicionais, se necessário, sem implicar que possa haver confusão. Mostra que o assunto é realmente complexo e que a pessoa do outro lado pode ter dúvidas, mas se tiver, você pode respondê-las e continuar explicando até que a mensagem seja perfeitamente compreendida.
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7. Respondendo a respeito de um erro que você cometeu
Admitir erros não é fácil, mas é necessário se você quiser ser levado a sério e não ser visto como alguém que dá desculpas ou não se importa com o impacto de suas ações na vida e no trabalho dos outros.
A resposta errada: "Desculpe, foi totalmente erro meu"
Embora você tenha admitido o erro, tal pedido de desculpas não é profissional e essencialmente envia uma mensagem que diz: “Sim, cometi um erro, mas não é tão sério”. Mostra que você não está levando a sério o erro que cometeu ou a responsabilidade que lhe foi dada.
A resposta certa: "Obrigado por me avisar, vou me concentrar em melhorar"
No caso de erros pequenos e comuns, é provável que ninguém esteja realmente zangado com você, então não há necessidade de pedir desculpas verbalmente. É melhor agradecê-los por chamar sua atenção para o erro, pois isso mostra que você está disposto a aprender com seus erros para não repeti-los no futuro. Isso é melhor do que qualquer pedido de desculpas em um ambiente profissional. Mostra que você recebe a notificação do erro como um feedback de melhoria, e não como uma reclamação, o que aumenta o nível de confiança que a pessoa que se corresponde com você tem a seu respeito.
8. Enviando um e-mail para obter uma atualização
Aqui você não está respondendo, mas sim iniciando a conversa, e deseja obter uma atualização sobre o status de um projeto ou tarefa. Mesmo em tal situação, suas palavras podem revelar quem você é e influenciarão muito a resposta que você receberá.
A maneira errada: “Só estou verificando nosso status”
Tal frase mostra, em primeiro lugar, que não há urgência em concluir a tarefa e, em segundo lugar, que você não está necessariamente pedindo uma resposta clara que lhe explique em detalhes a posição de todos. Essa falta de objetividade sinaliza fraqueza, o que afetará muito as informações que você recebe em troca.
A maneira certa: "Quando posso esperar uma atualização?"
Esta questão exige uma resposta direta e estabelece certas expectativas, bem como requer uma resposta imediata. Mostra que você está gerenciando ativamente o projeto e que há um cronograma a cumprir, mesmo que não tenha especificado uma data exata. O fato de você estar esperando uma atualização incentiva aqueles que trabalham no projeto a trabalhar com mais diligência e atender aos seus requisitos, e é mais provável que você receba a atualização que está esperando.
9. Solicitando para ser liberado de um compromisso
Isto pode não ser necessariamente uma resposta, exceto nos casos em que você foi solicitado a comparecer a uma reunião. Então, como você diz de maneira educada e respeitosa que tem compromissos anteriores e não consegue atender a uma determinada expectativa?
A maneira errada: "É possível terminar mais cedo hoje?"
Solicitar permissão para ser liberado do compromisso dessa forma mostra, em primeiro lugar, que seu outro compromisso pode não ser tão importante e, portanto, você pode muito bem receber uma recusa em resposta.
A maneira certa: "Vou precisar sair às..."
Tal frase esclarece que você tem um compromisso prévio que requer toda a sua atenção e que a outra pessoa respeite sua programação. É uma forma profissional de dizer “Desculpe, não vou conseguir atender às expectativas”, sem provocar uma resposta negativa; em vez disso, a equipe pode reorganizar o cronograma de acordo com o que funciona para você.
